借金の督促に使う「内容証明郵便」ってどんなもの?

借金の督促に使われることも多い「内容証明郵便」。聞いたことはあるけれど、どのような郵便なのかについてまではよく知らないという方も多いのではないでしょうか。

今回はお金を貸している人はもちろん、借りている人にも有益な「内容証明郵便」に関するお話をしたいと思います。

内容証明郵便は「内容を郵便局が証明してくれる郵便」

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内容証明郵便とは簡単に言えば、だれが、だれに、いつ、どんな郵便を送ったかについて、公的な機関である郵便局が証明をしてくれる郵便です。確かに手紙を送ったという証拠になるため、借金の督促に使われることが多いです。

そのほか、クーリングオフ、契約解除、損害賠償請求などにも使われることがあります。 「お金が絡んだ話」は非常にデリケートなので、内容証明郵便で証拠を残しておこう、というわけですね。

本サイトは借金返済に関するサイトなので、借金の督促に的を絞ってお話しします。

内容証明と書留の違いは「内容の証明をしてもらえるか否か」

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書留は、配達事故で中身に何らかの破損があったときに、限度額に応じてその実損を補償してもらえる仕組みのことです。あくまでも金銭的な補償が受けられるだけであり、文書自体の内容(どういうことが書いてあったか)を証明してもらえるわけではありません。

それに対して内容証明郵便では、文書の内容自体を証明してもらうことができます。そのた め、大事なやり取りは内容証明郵便を使って行うのが普通です。

内容証明で文書の正当性を証明することはできない

内容証明で証明できるのは、あくまでも文書自体の内容(どういうことが書いてあったか)だけです。その内容の正当性(書いてあることが正しいかどうか)を証明してもらうことはできません。

内容証明郵便の効果

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内容証明郵便は送るのにそれなりに費用が掛かりますが(詳しくは後述)、それに見合っただけの効果を得ることができるといわれています。内容証明郵便がもたらす効果には、以下のようなものがあります。

内容証明郵便を送ったという事実により、プレッシャーを与える

内容証明郵便自体はただ単に郵便局がその内容を証明してくれるだけのものであり、これ自体には法的拘束力があるわけではありません。

しかし、受け取った側としてはやはりプレッシャーを感じます。内容証明郵便がどんなものなのかよく知らない人が受け取ったら、強制力のある文書と勘違いして支払いをするかもしれません。借金の督促に使われることが多いのはそのためです。

後日、裁判などになった場合に有利に働く

内容証明郵便が無視された場合は、裁判などによる強制的な回収も視野に入れる必要があります。裁判になったときに、内容証明郵便を送っていれば「債権を回収しようという意思表示をしていた」と認められるため、優位に立つことができます。

内容証明郵便にはデメリットもある

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内容証明郵便は優れた制度の一つですが、デメリットもないわけではありません。内容証明郵便のデメリットには、以下のようなものがあります。

法的拘束力はないので、確実な解決方法とはならない

内容証明郵便自体には何かを強制する力はないので、内容証明郵便がどのようなものか知っている相手には無視される可能性もあります。

あくまでも相手側に自主的な行動を促してもらうためのものなので、相手が動かない場合は裁判や差し押さえなどに作戦を切り替える必要があります。

自分に不利なことも証拠として残ってしまう

内容証明郵便を送るとそのことが証拠として残ります。もちろん、自分にとって不利なことも証拠として残ってしまいます。使い方によっては相手に有利になってしまうこともあるので、文面には十分に気を付ける必要があります。

場合によっては人間関係をこじらせる原因ともなる

債務が履行されないからと言って、すぐに内容証明を送るのが正しいとは言えません。内容証明郵便には多分に「脅し」「威圧」を与える効果があります。これがいい方向に働けばいいのですが、受け手の性格次第ではかえって意固地にさせてしまい、話がもつれるケースがあります。

特 に親しい人間に内容証明郵便を送る際には注意が必要です。たとえば、1万円同僚に貸したとして、返済が少し遅れたからと言ってすぐに内容証明郵便を出したら、人間関係がこじれるのは目に見えています。

もちろん返済を求めること自体は正当なことであるのですが、人間関係はそんな単純なものではありません。1万円の回収に力を入れすぎて、職場での人間関係がぎくしゃくしてしまうのは勿体ないことです。

そのような場合は、いきなり内容証明郵便を送るのではなく、まずは話し合いなどのより穏やかな方法で解決できないか探ったほうがいいでしょう。

言い訳される可能性がある

内容証明郵便はあくまでも文書の内容と、それを送ったことを証明するものなので、相手に「そんな手紙はもらっていない」と言われたらおしまいです。したがって、言い訳をさせないためにも確かに相手方に届いた記録をする必要があります。

それが「配達証明」です。配達証明と内容証明郵便は併用が可能で、両者を使うことにより、郵便の内容と、それと確かに相手が受け取ったことの両方が証明できます。

自己破産させてしまう可能性がある

自己破産しそうな相手に内容証明郵便を送っても、当然意味はありません。それどころか、内容証明郵便が債務者の背中を押して、自己破産に踏み切らせてしまうことすら考えられます。

そのような場合は内容証明郵便は送らずに、自己破産される前に訴訟を起こしたほうがいいでしょう。

内容証明郵便を出すまでのステップ

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前述のとおり内容証明郵便は相手に対する威圧や脅しを含んだものですので、いきなり送るのはお勧めできません。

まずは話し合いや電話による督促など、もっと穏やかな形での解決を目指すべきです。そうした方法を繰り返しても相手から芳しい反応が得られなかったら、内容証明郵便を送るようにすればいいでしょう。

親しい相手に内容証明郵便を送る場合は特に注意する必要があります。友人、親戚、同僚、取引先……今後も交流を続けたい相手ならばなおさら慎重になる必要があります。逆に、もう絶交してもいいと考えている相手に対してはそこまで配慮する必要はありません。

内容証明の出し方と注意点

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内容証明を出すに当たっては、内容証明の文例集を用意するといいでしょう。いくつか参考になりそうな書籍のリンクを張っておきます。

そのまま使える内容証明文例集
内容証明を出すならこの1冊 第4版
一人でつくれる契約書・内容証明郵便の文例集-記載例CD-ROM付き

内容証明郵便は書式が定められているので、オリジナルの書き方をすると効力がなくなってしまいます。必ず文例集を参考にして、それに沿って書くようにしましょう。

内容証明郵便の書式

内容証明郵便は、縦書きの場合は1行20文字以内・1枚26行以内に、横書きの場合は1行13文字以内・1枚40行以内もしくは1行26文字以内・1枚20行以下に収める必要があります。

1枚で書ききれないという場合は2枚目以降を使っても大丈夫ですが、その場合はホッチキスで1綴りにまとめて、綴り目に印鑑を押す必 要があります。

ワープロソフトを使う場合は特に文字数制限に気を付けましょう。心配だという場合は、文房具店で内容証明郵便専用の用紙を購入するといいでしょう。原稿用紙のようにマス目が印刷されているので、それに収まるように書けば文字数オーバーの心配はありません。

なお、内容証明郵便の末尾の余白には「差出人の住所、氏名」「受取人の住所、氏名」を記入する必要があります。封筒に書く差出人および受取人の住所と氏名はそれにぴったり合わせなければなりません。

内容証明郵便の名前を「渡辺」、封筒の住所を「渡邊」などとしてしまわないように気を付けましょう。

なお、内容証明郵便に使えるのはひらがな、漢字、数字、英語(固有名詞以外では使ってはいけない)、かっこ、句点、句読点などです。句点や句読点も1字に含まれます。

書き間違えてしまったときは、削除する部分に二本線を引きます。塗りつぶしたり、修正液で消したりしてはいけません。文字を追加する場合は、縦書きの場合は右に、横書きの場合は上に文字を記入したうえで、挿入する位置を明記します。

その後、縦書きの場合はその行の上端か下端の余白に、横書きの場合はその行の左端か右端の余白に「×字訂正(削除と追加を両方行った場合)」「●字加入(追加のみの場合)」「▲字削除(削除のみの場合)」と記入し、印鑑を押印します。これで訂正は完了です。

次に、同様の文書を計3通用意します。1通が相手用、1通が郵便局保管用、1通が自分の保存用です。すべて作成できたら、「封をせずに」郵便局に行きましょう。持ち物は以下の通りです。

  1. 文書3通
  2. 封筒
  3. 印鑑
  4. お金

内容証明郵便が出せない郵便局もある

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内容証明郵便はどこの郵便局でも出せるわけではありません。小さい郵便局では受け取ってもらえないこともあるようです。あらかじめ最寄りの郵便局にお尋ねください。

郵便局では局員が内容を確認し、問題がなければ証明印を押してくれます。料金は

基本料金+内容証明郵便代(1枚目は430円、2枚目以降は1枚につき260円)+一般書留料金+配達証明代

です。

電子内容証明なら24時間いつでも内容証明が送れる

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電子内容証明とは、内容証明郵便の電子版です。送信された電子内容証明文書は新東京郵便局で受け付けられて印刷され、送付されます。

Wordもしくは一太郎が必須となりますが、1枚の用紙に最大で1800文字記入できる、24時間いつでも送付可能、封筒も不要といったメリットがあります。

なお、電子内容証明を送信するにあたっては、利用者登録を行いIDを取得する必要があります。決済はクレジットカード、もしくは後納での支払いとなります。

ただ、便利なサービスではありますが、手続きが複雑な面もあるので個人的にはあまりお勧めできません。コンピュータに慣れていない人は、手書きのほうが楽だと思います。

リンク:郵便局:電子内容証明サービス

代筆は弁護士、行政書士、司法書士のだれに頼むべきか

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当サイトでも丁寧に内容証明の書き方についてご説明させていただきましたが、それでも至らない点は多々あるかと思います。

また、内容証明の文書の内容に正当性がなければ、いくら書式が正しくても結局は無意味です。内容の正当性に不安がある場合は、誰かに代わりに書いてもらうことをお勧めします。

弁護士は法律の専門家であるため、内容の正当性に不安がある場合は非常に強力な味方になります。弁護士は交渉も依頼できるので、のちに紛争に発展しそうなものについては、弁護士に相談するのが最もいいでしょう。

また、司法書士(正確には「認定司法書士」)も、140万円以下の案件に関しては交渉できるので、債権が少額の場合は彼らに任せてしまってもいいでしょう。

行政書士はあくまでも代書屋であり、交渉には参加することはできませんが、費用は一番安いです。債権が極めて少ない、もしくは最初から紛争に発展する可能性がほぼない事案については、彼らに任せてもいいでしょう。

内容証明郵便が無視されたら

内容証明郵便が無視された場合は、訴状を送るのが一般的です。訴状は民事訴訟のために裁判所に提出する書面のことです。裁判所で扱う事件にもいろいろなものがあるため、ひな形のようなものは用意されていないことが多いです。

自身で作成するか、弁護士に訴訟を依頼するか、訴状の作成を司法書士に依頼する必要があります。

なお、内容証明郵便に「●月×日までに支払いに応じない場合は、訴状を提出する」という文面を添えておくと、より相手に与えるプレッシャーが増します。

内容証明郵便を受け取ったらどうする?

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ここまでは内容証明郵便を出す側の立場から解説してきましたが、ではもし内容証明郵便を受け取ったらどうすればいいのでしょうか。

前述のとおり、内容証明郵便自体には法的拘束力はありませんが、内容証明郵便を送ってきたということは相手もそれなりに覚悟を決めているはずです。

ここで内容証明郵便を無視してしまうと、裁判や差し押さえに発展する可能性が高いです。給料や財産などがある場合はそれを抑えられてしまうかもしれません。

したがって、内容証明郵便が届いたら、迅速に行動をとる必要があります。返済が不可能だという場合は、裁判に発展する前に債務整理を行ったほうがいいでしょう。債務整理を開始すれば、催促を止めることもできます。

ただし、この場合もやはり独力で行うのは難しいので、弁護士や認定司法書士などの専門家に相談し たほうがいいでしょう。

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